LOGICONS – Continu verbeteren!!

Performance Management by LOGICONS

Afgelopen week stond in het teken van procesaanpassingen (echte verbeteringen), diverse trainingen Green Belts Lean Six Sigma en vervolgonderzoek naar een WMS Warehouse Management Systeem. Maandag een interne Audit en dinsdag op locatie een orderpickmagazijn optimaliseren. En als je dan zo’n 60.000 km per jaar maakt dan is een onderhoudsbeurt echt wel nodig, dus woensdag onderhoud en vanuit huis werken. Donderdag weer op locatie en vrijdag in Rotterdam Opleiding Kwaliteitsmanagent verzorgen.

Heerlijk om dit te mogen doen en soms zijn fantastische resultaten ook direct zichtbaar. Niet tijdelijk maar blijvend.

LOGICONS

Waarom LOGICONS?

Wanneer jouw organisatie toe is aan optimalisatie van de bedrijfsprocessen zijn er meer dan voldoende adviseurs. Ervaren op veel gebieden waarbij een Quickscan vaak laat zien wat er gedaan moet worden en dit dan geheel of gedeeltelijk overlaten aan een derde partij. Uiteraard met een kostenplaatje. Ook zijn er partijen die langdurig aanwezig zijn maar werkelijke optimalisatie slechts op enkele gebieden realiseren. Deeloplossingen voor de korte termijn vinden veelal plaats.

Snel doorzien waar de pijn zit en met soms heel eenvoudige maar altijd structurele oplossingen met borging is een must in verbetertrajecten. Met een gedegen maar ook eenvoudig stappenplan worden de benodigde gegevens uit de praktijksituaties gehaald.

Met ruim 25 jaar ervaring bij grote en kleine (inter-)nationale organisaties in verschillende branches op het gebied van optimaliseringstrajecten kent LOGICONS de gewenste eisen. Die eisen zijn getoetst op betrouwbaarheid en vormen de basis voor de juiste analyse. Pas dan komen ook de juiste en structurele verbetervoorstellen.

Bijna was ons bedrijf er niet meer

“Hallo Hans, al ander werk gevonden?” zegt Pieter tegen Hans op de verjaardag van een gezamenlijke kennis. “Nee, is niet nodig”, zegt Hans, “want het gaat nu stukken beter met ons bedrijf”. “Oh, maar jullie bedrijf was toch in grote problemen?”, vraagt Pieter.

“Klopt”, zegt Hans, “maar ik kan het eenvoudig uitleggen. We, en dan bedoel ik directie, management en medewerkers, hebben samen gekeken naar de situatie die er was en konden niet precies vaststellen waar er nu iets niet goed gaat. We hebben toen het besluit genomen om een adviseur een kijkje in onze keuken te laten nemen. De 4 uur durende bedrijvenscan samen met gesprekken met enkele medewerkers van de werkvloer heeft enorm veel gebracht. De kennis en praktische ervaring die opgedaan was bij diverse andere bedrijven zorgde snel voor inzicht waar er verbeterpunten waren. Door het optimaliseren van de samenhang tussen de verschillende afdelingen werden we eingelijk als vanouds weer een hecht team.

Het concept bestaat uit diverse modules die wij uiteindelijk zonder veel kosten konden implementeren in de dagelijkse werkzaamheden. Daarbij kregen we in het begin ondersteuning door het bijwonen van korte workshops, maar uiteindelijk onden we het allemaal zelf doen. Snel ging onze productie beter, sneller en doordat we minder fouten maakten kregen we de complimenten vaan onze klanten.

We hebben nu ook een heel eenvoudig systeem waardoor we onze dagelijkse werkzaamheden kunnen monitoren, want terugvallen naar de oude situatie dat willen we natuurlijk niet. Het was de enige juisste beslissingen die we toen konden nemen.

Hoe staat het met uw aanstaande ex-klanten?

“Aanstaande ex-klanten? Ik heb daar geen last van!”, zegt u als CEO spontaan en u bedenkt op dat moment dat de verkoopcijfers van januari nog niet afgegeven zijn door de verkoopleider.
“Toch eens even navragen, want ik ben wel nieuwsgierig”

‘s-Middags zit de CEO samen met de CFO en de verkoopleider om de tafel.
“Wat is er aan de hand?, we zijn 12 klanten kwijt waarvan 3 top-10 klanten en zonder deze omzet krijgen we problemen.

Hoe het verhaal verder gaat? Bel LOGICONS voor info

Er komt een man bij de dokter……

De man voelt zich heel erg ziek, heeft geen energie meer, veel hoofdpijn en het lijkt meer te zijn dan een verkoudheid of griepje.
Deze man, hardwerkende ondernemer, doet zijn verhaal en de dokter zegt:
“voor de juiste aanpak verwijs ik u naar een specialist de bedrijvendokter, die heel snel doorziet wat er werkelijk aan de hand is, precies weet wat hij doen moet en zorgt dat het niet meer voorkomt.”LOGICONS De bedrijvendokter

Direct na het eerste consult voelde de man zich al een stuk beter. De vooruitzichten waren in ieder geval hoopgevend. De pleister was geplakt, het ver-beter-proces was gestart.
Na 3 maanden komt de man weer bij de dokter.
“Hé, is het nog niet verholpen?” vraagt de dokter.
“Jawel”, zegt de ondernemer, “maar ik ga op vakantie en daarvoor heb k heb reisinentingen nodig”

“Hoe is het gegaan met de bedrijvendokter?” vraagt de dokter.
“Fantastisch”, zegt de ondernemer, “vanaf het eerste moment voelde het goed, de uitleg over het concept gaf veel vertrouwen. De juiste dingen doen op het juiste moment en op maat gemaakt voor mijn bedrijf. In korte tijd zag ik, en mijn medewerkers, dat de aanpak echt werkt.

De vele verspillingen werden aangepakt en we zagen dat de doorlooptijd met 65% verminderde waardoor we meer op tijd konden leveren, de overdrachtsmomenten werden 15x minder waardoor minder tijverlies, maar liefst 55% minder fouten, waardoor minder herstelkosten.

Ook was er geen tijdverlies doordat de communicatie verbeeterd was en met coaching raakte iedereen snel gewend aan de nieuwe aanpak. We zien nu dat er minder afdelingsgericht maar meer samenwerking is. Al met al was het een fantastisch advies om met deze specialist in contact te komen.

De bedrijfsresultaten zijn nu al veel beter. We mogen er nu vanuit gaan dat we de bedrijfsresultaten met ongeveer € 58.000 kunnen verbeteren. De kosten van de specialist zijn het dubbel en dwars waard geweest. Ik heb geen pijn in de buik meer, hoofdpijn is over en kan nu met een gerust hart op vakantie.

U bespreekt toch ook deze week de bedrijfsresultaten van 2015? …..of niet, want

Beschikt u al over de bedrijfsresultaten van 2015?

Of is het wachten op informatie van de financiële afdeling, die ook weer moet wachten op de inkoopafdeling, die zoals gebruikelijk ook moet wachten op de logistieke afdeling omdat nog niet alles geteld is.Ook zijn er behoorlijke verschillen ontdekt die toch nog wel even gecheckt moeten worden, want anders kloppen de bonussen dadelijk niet. We willen ook nog weten of de verkoopcijfers juist zijn, want er zijn nog verrekeningen te doen aan klanten.

Dus als het meezit en dat zal wel in februari worden dan pas weten we dat de onkosten veel hoger zijn geweest dan verwacht en we een behoorlijk slecht 2015 hebben gehad. Toch hadden we een heel gezellige kerstborrel en op de nieuwsjaarbijeenkomst was de blik naar voren gericht want we dachten dat de bedrijfsresultaten goed zouden zijn.

Inmiddels zullen we 2 maanden verder zijn voordat verbeteracties zullen gaan plaatsvinden. Het dreigt dus nu al een zwaar jaar te worden. Jammer maar is dit niet herkenbaar?
De verspilling van het wachten is één van de verspillingen. Nog langer wachten of nu al maatregelen nemen? Neem contact op met LOGICONS om snel te kunnen handelen.

 

LOGICONS – Business Consultant

“Zeg Maarten, als Operations Manager ben jij toch betrokken geweest bij het project kwaliteitsverbetering,” begon de onlangs gestarte interim CFO. “Ja, dat klopt”, zegt Maarten met een trotse glimlach, “dat project was een hele oefening. Of alles nu nog steeds zo volgens de toen gemaakte afspraken wordt gedaan weet ik niet. Vanwaar jouw vraag?”

De interim Finance Manager gaat verder: ” Door de enorme stijging aan kosten. Er zijn behoorlijk veel overuren gemaakt door het vaste personeel. Ook zijn er veel uitzendkrachten ingehuurd. Extra transportkosten zijn er gemaakt voor naleveringen en retourorders, of geboekt als service omdat klanten ontevreden waren. Er zijn veel voorraadverschillen en slechtere productiecijfers. Inmiddels zijn er van de 5 nieuwe klanten nog maar 2 over. Van de grotere “oude” klanten zijn er 3 naar de concurrent vertrokken. Ik ben erg geschrokken van de kosten waardoor we, als dit zo doorgaat, binnen 6 maanden echt in de financiële problemen zullen komen. De vele extra kosten zorgen voor negatieve jaarcijfers. We zullen een behoorlijk verlies moeten incasseren. Kortom, ik stel vast dat de situatie zorgwekkend is.

“Nou”, zegt Maarten,”Ik heb natuurlijk door de afgelopen drukte niet alle gegevens. We zijn er echt niet aan toegekomen om de dagelijkse KPI’s bij te houden zoals het hoort en was afgesproken vanuit het project kwaliteitsverbetering. We hebben daarom ook meer vanuit buikgevoel moeten reageren omdat we geen goede en betrouwbare cijfers meer hadden. Niet ideaal maar dat was wel de praktijk. Vooral het noteren van fouten wordt niet gedaan. We waren in het begin al sceptisch hoe  in de praktijk verder zou gaan. Maar over enkele maanden voor de externe audit trekken we alles wel weer recht. De informatie naar de medewerkers zal dan ook weer gedaan worden.

Maartens zegt: ”De verkoopafdeling heeft ons over de nieuwe klanten niet alle informatie verstrekt die we nodig hadden om de implementatie in 1x goed te kunnen doen. Daardoor zijn diverse orders retour gekomen om behoorlijke maar noodzakelijke aanpassingen te doen. Het opnieuw versturen van gecorrigeerde orders zorgt natuurlijk ook weer voor extra transportkosten. Deze correcties waren als we de juiste informatie hadden gekregen niet nodig geweest.

Dit kost dan ook weer extra tijd dus hebben we besloten om extra uitzendkrachten in te huren. Die moeten natuurlijk wel eerst ingewerkt worden voordat ze goed kunnen meedraaien. Helaas waren er enkele uitzendkrachten die het echt niet konden, sommigen die niet wilden en niets deden en daar hebben we weer afscheid van genomen. We moeten ook eerlijk zijn naar onszelf toe dat we niet in de gelegenheid waren om ze goed te begeleiden.

We kregen door de extra werkdruk te maken met ziekteverzuim bij enkele medewerkers, waaronder 2 teamleiders. Een stom en onnodig bedrijfsongeval, waardoor we nu iemand enkele maanden zullen moeten missen, maakte het niet prettiger. Al met al was het niet goed voor de motivatie op de werkvloer.

De nieuwe klanten die erbij kwamen hadden behoorlijk veel extra wensen. Daardoor ontstonden extra handelingen in de productie terwijl de afgesproken prijzen onder het normale niveau lagen. We waren er op dat moment niet helemaal klaar voor. Gereedschap en materiaal lag niet op de juiste plaats. Het gevolg dat iedereen veel heen en weer liep om alles te vinden en te kunnen gebruiken. We hebben diverse ontevreden klanten extra service verleend door soms de prijs iets te verlagen of iets extra’s mee te geven. We hebben helaas nog geen tijd gehad om hierover met de verkoopafdeling te praten.

Ook hadden we voor de nieuwe klanten wel steeds alvast wat extra’s geproduceerd met de bedoeling om vervolgorders sneller te kunnen leveren. Maar als uiteindelijk blijkt dat men terug gaat naar de vorige leveranciers is dat natuurlijk ook weer zonde van de tijd geweest. We hebben daardoor ook extra materialen ingekocht die nu helaas in opslag staan en extra ruimte innemen, terwijl het al zo krap is, want de extra geproduceerde vervolgorders staan er ook al. Laten we hopen dat we die niet moeten weggooien.

De directeur van het bedrijf, als voorzitter luisterend vraagt aan de CFO: “Die stijging van de kosten, zijn die bovennormaal? Heb je ervaringscijfers of vergelijkingen met andere bedrijven jij eerder gewerkt hebt?

De CFO antwoord: “Ik beschik wel over kengetallen die de belangrijkste aandachtsgebieden laten zien.”

De CEO vraagt aan de CFO: ”Jij bent beslist vaker soortgelijke situaties tegengekomen. Wat zou jij in zo’n situatie doen?”

De CFO zegt:”Klopt, dit is zeker niet nieuw en komt bij veel meer bedrijven voor. Om dit structureel met borging op te lossen is de ervaring van een externe adviseur, een business consultant, nodig. Die doorziet de situatie sneller en beter en als je de processen werkelijk doorziet, dan heb je de sleutel in handen om te werken aan verbetering. De aanpak is niet alleen gericht op cijfers en statistieken maar ook op de procesverbeteringen met de daarbij behorende gedrags- en cultuurverandering.

Ik ken wel iemand die heel veel projecten tot een goed einde heeft weten te brengen en ons hierbij uitstekend kan helpen” Processen optimaliseren, verbeteringen fact-based zichtbaar krijgen en aanpassingen die steeds goed gemaned worden is absoluut nodig. Dit zal onze richting moeten zijn om onnodige kosten te voorkomen en onze performance voor onze klanten te verbeteren. Twee top-10 klanten hebben we verloren, waardoor minder omzet. De werkzaamheden doen we niet meer maar qua kosten en kwaliteit is dit niet zichtbaar.

“Dus samengevat”, zegt de directeur, ”we maken teveel kosten, we doen niet de juiste dingen op het juiste moment. We accepteren onvolledige informatie waardoor problemen ontstaan. Onze klanten zijn niet tevreden met de door ons geleverde performancce. Hoe kunnen we onze prestaties duidelijk krijgen, kunnen wij de processen verbeteren en ze goed monitoren?”

“Wat is jouw voorstel?”, vraagt de directeur aan de CFO.”

De Financiële Manager is helder: “Bij diverse bedrijven met een vergelijkbare situatie heeft een buitenstaander met een frisse blik in de keuken gekeken. Gesprekken met de werkvloer en de observaties gaven overduidelijke signalen die nooit herkend waren.

De Financiële Manager vervolgt: “De enorme schat aan praktische oplossingen vanuit verschillende branches van de adviseur zorgt voor echt concurrerende en blijvende verbeteringen op het gebied van leverkwaliteit, interne performance, productiviteit en klanttevredenheid. Organisatie-brede communicatie van de vernieuwingen en verbeteringen zorgden onder andere voor meer betrokkenheid bij de medewerkers en proceseigenaren. De kosten voor deze buitenstaander waren slechts een fractie van de kosten die niet meer ontstonden.

“Ok, dank jullie wel. ’vraagt de directeur, overtuigd dat nu het moment is om de juiste beslissing te nemen!
Wie moet ik bellen?”